La Ficha es el centro neurálgico de CRM21. Toda la información que entra en la empresa va a parar a ellas, para luego ser procesada o utilizada cuando sea necesario. El usuario cataloga las identidades en su grupo correspondiente: (Clientes, Proveedores, Bancos, Familia ...) y anota las conversaciones mantenidas. Mediante distintas etiquetas, se catalogan en subgrupos paralelos para recuperar información a utilizar en distintos procesos. Puede usar las etiquetas por ejemplo, para saber a qué fichas debe llamar un empleado, o a cuáles se les ha enviado una campaña por email. Mediante una herramienta de Filtrado podrá encontrar las fichas que necesite. La búsqueda se puede realizar por cualquier campo, Grupos de fichas, Etiquetas o cualquier documento almacenado en las carpetas.